Capita a tutti. Finisce la giornata e ci chiediamo come abbia fatto il tempo a scorrere così in fretta. Forse non siamo riusciti a portarci avanti quanto avremmo voluto in quell’attività di cui dovevamo occuparci o forse non siamo riusciti a completare lavori che avevamo pianificato. A volte ci rendiamo perfino conto di come, tra una cosa e un’altra, non siamo riusciti a combinare nulla.
A volte ci domandiamo come mai impieghiamo tanto tempo nel fare qualcosa che non dovrebbe richiedere più di un paio di ore. È come se il tempo si accorciasse o, al contrario, si allungasse l’attività da fare. In fondo dobbiamo considerare il fatto che il tempo, almeno in parte, è una variabile sulla quale non è possibile intervenire.
Ami la vita? Allora non sciupare il tempo, perché è la sostanza di cui la vita è fatta.
-Benjamin Franklin-
Non pianificare al meglio le cose ci porta a perdere molto tempo. Tempo prezioso che una volta perso ci impedisce di restare al passo con le nostre attività, o di avere più spazio a disposizione per noi. Con l’enorme moltitudine di stimoli ai quali siamo costantemente esposti, risulta difficile tracciare un piano delle attività e riuscire a seguirlo alla lettera. Ciò non significa che sia impossibile, e oggi vi daremo alcuni consigli su come riuscirci.
La puntualità: un antidoto contro la perdita di tempo
Comincia tutto dalla puntualità. Arrivando tardi, o cominciando tardi, introdurrete fin da subito un fattore di disturbo in quello che dovete fare. Inaugurerete il tutto con un piccolo caos, dando inizio ad una catena di azioni destinate ad essere fin dall’inizio in disordine rispetto a quanto previsto.
La puntualità non va applicata solo all’inizio delle attività, ma anche al termine delle stesse. Dovete essere scrupolosi tanto sull’ora di inizio lavoro quanto su quella di fine. E lo stesso vale per quanto riguarda le pause. Cominciare col rispettare questi spazi temporali vi aiuterà a rispettare le scadenze che vi eravate dati e a farvi sfruttare al meglio i benefici di una buona organizzazione.
Dare delle priorità è fondamentale
Dare delle priorità alle attività da fare è un aspetto fondamentale perché il tempo diventi un vostro alleato. Esistono diversi modi per farlo. Il più comune è dare la priorità alle cose più urgenti, lasciando in secondo piano quelle meno urgenti. In questo modo, se alla fine della vostra giornata non sarete riusciti a finire tutto, quanto meno sarete andati avanti con le cose più importanti.
Un altro modo per dare delle priorità è quello di organizzare le attività dalle più complesse alle più semplici. A inizio giornata siete più concentrati ed in possesso di maggiore energia. Questo vi consente di essere più efficaci, lo stato ideale per occuparvi delle cose più difficili. Le attività semplici richiedono meno energia, e non avrete bisogno di essere attivi al 100% per portarle a termine.
Fatelo passo dopo passo, semplificando
Questo consiglio è estremamente utile per chi trova grandi difficoltà ad organizzarsi. Si tratta semplicemente di dividere ogni attività in step e seguirli in modo sequenziale, non simultaneo. Oltre che generare in voi una sensazione positiva di raggiungimento degli obiettivi, vi aiuterà a distribuire al meglio energie e tempo.
Il modo migliore per impedire che il tempo scorra troppo velocemente è occuparsi di un’attività alla volta. Avrete sicuramente già provato questa sensazione. Si vuole fare troppo e si finisce non facendo nulla. Si lascia tutto a metà, senza riuscire, però, a concentrarsi in nessuna delle attività che abbiamo avviato. Lo stress aumenta perché, nel dividere l’attenzione su diverse cose, aumenta anche il numero di fallimenti.
Conoscete il vostro ritmo e i vostri tempi
È sempre importante conoscersi al meglio, tanto nella vita quanto nel lavoro. Per questo è importante che vi osserviate in un determinato lasso di tempo stabilendo quanto ci mettete a realizzare uno specifico compito. Concentratevi su quelli che sono parte fondamentale del vostro lavoro.
Non misurate solo la quantità di tempo che impiegate, ma osservate anche il vostro atteggiamento verso quel compito e quali sono gli aspetti più facili e quelli più difficili del suo sviluppo. I dati che ricaverete da queste informazioni vi permetteranno di capire meglio i vostri ritmi e i vostri tempi. In questo modo, potrete prefissarvi mete realistiche per migliorare.
Utilizzate la tecnologia a vostro vantaggio
È uno dei grandi mali contemporanei: dipendere dal proprio telefono cellulare sottraendo attenzione a quello che si deve fare al lavoro. Non sempre la cosa è grave. Basta imporsi di controllare i messaggi solo in determinati momenti della giornata. In questo modo non saranno di interferenza al vostro lavoro.
Se la vostra condotta è compulsiva, o meglio, se per quanto ci proviate non riuscite a distogliere la vostra attenzione dal telefono o da altri dispositivi simili, dovete prendere misure che siano di ostacolo a questa vostra condotta, un ostacolo perfino più grande della vostra stessa volontà. Per esempio, cambiate il vostro telefono con uno che vi permetta solo di fare chiamate oppure spegnetelo o lasciatelo a casa.
Imparate a disconnettervi
Questo in relazione alla puntualità e alla capacità di rispettare gli orari. Al di fuori del vostro orario di ufficio, disconnettetevi dal lavoro. Si tratta di un segnale di rispetto verso il vostro tempo, un gesto attraverso il quale dimostrerete di volervi prendere cura della vostra salute fisica e mentale.
Non portatevi il lavoro a casa. È importante che distinguiate tra spazio personale e spazio lavorativo. Il consiglio è di usare un indirizzo email per il lavoro e un altro per la vostra corrispondenza privata, e non permettere mai che i due indirizzi si mescolino. L’ideale è imparare a disconnettervi totalmente dal lavoro quando non siete in ufficio.
Approfittate al massimo del vostro tempo libero
Può essere che il vostro lavoro sia estenuante. Magari quando uscite dall’ufficio vorreste soltanto buttarvi sul divano e guardare la televisione, senza pensare a nulla o che dormiate per recuperare le energie perse durante la giornata lavorativa. Eppure, può capitare che queste attività non vi aiutino affatto a sentirvi riposati.
Il momento del riposo non è il momento in cui occuparsi di attività semplici che tanto odiate, ma non deve nemmeno essere a tutti i costi passivo. La cosa migliore è rendere il vostro riposo un momento ludico, creativo ed emotivo. Dedicate il tempo alla vostra famiglia, o alle persone che per voi sono importanti. Parlate con loro, uscite a passeggiare o coltivate un hobby che vi rilassi. Vedrete che la sensazione di stanchezza sparirà.
Il tempo è un modo che abbiamo per misurare la vita, o meglio, è la vita stessa. Per questo il vostro tempo è prezioso, e guastarlo produce pensieri e sensazioni negative. Pensieri di incompetenza e sentimenti di inutilità. Cercate, quindi, di sostituire le abitudini che sembrano un buco nero del tempo e che non riuscite ad usare per essere produttivi. Provateci, ne vale la pena.